Alla vet nog att det är viktigt att alltid ha aktuella säkerhetskopior av alla viktiga dokument man har på datorn. Självklart gäller det inte minst bokföringsdata. Det är inte bara risken för en diskkrasch man behöver oroa sig för. Datorn kan också bli stulen eller obrukbar av annan anledning och då är det viktigt att kunna återställa sina data.

Att ta säkerhetskopior på räkenskapsinformation är också en förutsättning för att företagaren ska uppfylla kraven på god bokföringssed. Så här säger bokföringsnämnden om säkerhetskopiering av elektronisk bokföring:

För elektroniskt lagrad räkenskapsinformation som fortfarande används i arbetet är risken för att sådan information förstörs betydligt större än risken för att pappersdokument eller maskinläsbara medier som inte längre används i den löpande bokföringen förstörs. Därför krävs det att företaget regelbundet skapar säkerhetskopior av den räkenskapsinformation som lagrats på maskinläsbart medium om informationen fortfarande används i arbetet.

Att köra Apples Time Machine säkerhetskopiering är ett bra alternativ för att försäkra sig om att det alltid finns kopior av viktiga data. Det kan också vara bra att göra en arkivkopia med jämna mellanrum som man förvarar på annan plats.

Hur ofta bör man spara en säkerhetskopia? Bokföringsnämnden igen:

När man arbetar med sin bokföring kan det också finnas skäl att ta en säkerhetskopia av bokföringen vid vissa tidpunkter. Till exempel kan det vara en bra idé att ta en kopia efter varje månadsbokslut så att man har något att gå tillbaka till om något blivit riktigt fel. Det kan också vara så att man behöver skicka data till sin redovisningskonsult eller kanske man börjar jobba med en ny dator.

I Adaro Bokföring kan du antingen använda menyvalet Arkiv->Spara företag som… för att spara en kopia av databasen eller helt enkelt dra företaget från företagslistan till någon mapp på datorn. Säkerhetskopian får automatiskt ett namn som ”Övningsföretag AB 20120731 204533.adz”. Namnet består alltså av företagsnamn, datum och tid. Det är praktiskt att kunna se vilken datum säkerhetskopian togs och dessutom kan man spara många säkerhetskopior i samma mapp ordnade efter datum. Vill du själv ge säkerhetskopian ett annat namn kan du naturligtvis göra det.

För att återställa en säkerhetskopia är arbetsgången nästan samma. Menyvalet Arkiv->Importera företag… låter dig välja en fil att återställa. Alternativt kan du dra en säkerhetskopia direkt från en mapp i finder till företagslistan.

Det kan vara bra att veta att Adaro Bokföring inte bryr sig om namnet på filen vid återställning. I stället tittar programmet i säkerhetskopian efter ett unikt id-nummer som varje databas som skapas i Adaro Bokföring får. Om det redan finns en databas i din företagslista med samma id-nummer frågar Adaro Bokföring om du vill skriva över företaget. Om det inte redan finns ett företag med säkerhetskopians id-nummer läggs ett nytt företag upp. Det är alltså väldigt enkelt att lägga upp ett nytt företag från en säkerhetskopia i Adaro Bokföring!

Sammanfattningsvis: Som företagare är du ansvarig för att det finns säkerhetskopior på din räkenskaps-information. Se till att ha en bra rutin för säkerhetskopiering av alla dina dokument inklusive bokföringsdata. Använd sedan Adaro Bokförings funktioner för att spara bokföringsdata vid behov.