Archive | september, 2012

Registrera verifikat i Adaro Bokföring

De allra flesta arbetsmomenten i ett bokföringsprogram utgår från registreringen av affärshändelser. Därför är Adaro Bokföring designat för att göra detta arbete så smidigt som möjligt. Mycket möda har lagts ned på att få arbetet med att registrera verifikat så lätthanterligt som möjligt. Det finns flera unika funktioner som konteringsinstruktioner och momskontroll innan bokning som ger dig hjälp i ditt bokföringsarbete utan ta ifrån dig kontrollen.

Boka verifikat i Adaro Bokföring

Arbetar du mycket med registrering uppskattar du antagligen också att det finns smidiga genvägar för att boka verifikat utan att ta händerna från tangentbordet. Har du dessutom ett numeriskt tangentbord kan du arbeta ännu effektivare med Adaro Bokföring.

Bokföringsdatum

Bokföringsdatum
När du startar Adaro Bokföring är fältet för bokföringsdatum i fokus och markerat. Datumet som visas är det senaste datumet som du bokförde på. Oftast bokför man sina verifikat i kronologisk ordning och vill du fortsätta bokföra i samma månad som visas behöver du bara slå in dagen du vill bokföra på. Till exempel om senaste datum var 15 juli och nästa verifikation skall gå på den 17 juli skriver du bara 17 och trycker på enter-knappen (eller tab) så sätts datumen automatiskt till den 17 juli i samma år. Vill du gå till den 3 augusti räcker det med att ange 803 för månad och dag. Du behöver alltså inte knappa in hela datumet. Dagens datum kan du snabbt välja genom att ange 0 som datum.

Flytta med enter

För att du snabbt och effektivt skall kunna flytta dig mellan fälten när du bokar verifikat tillåter Adaro Bokföring att du använder enter- eller returtangenten för att flytta till nästa fält. När du är färdig med en rad skapas automatiskt en ny rad med enter-tangenten. Verifikattexter kopieras automatiskt från ovanstående rad så du kan enkelt boka ett verifikat genom att enbart använda den numeriska delen av tangentbordet. Balansutjämnande belopp föreslås automatiskt och kan antingen accepteras genom ett tryck på enter-tangenten eller så kan ett nytt belopp slås in.

Spara med plus

När du är färdig med verifikatet slår du ut sista raden och sparar enkelt genom att trycka på plus-tangenten (+) när du står i konto-kolumnen på den tomma sista raden. När verifikatet sparats ställer sig markören automatiskt i fältet för bokföringsdatum och du kan direkt börja på nästa verifikat utan att flytta fokus eller flytta händerna från tangentbordet.

Det var några korta exempel på hur du kan använda ett numeriskt tangentbord med Adaro Bokföring för att underlätta arbetet med företagets bokföring på din Mac. Följ gärna bloggen för andra tips.

Konteringsinstruktioner i Adaro Bokföring

Konteringsinstruktioner ger dig en kortfattad hjälptext om varje konto du vill använda. Instruktionen hjälper dig att välja rätt konto när du bokför. Konteringsinstruktioner kan visas i ett av de informationsfält som visas nedanför verifikatinmatningen i Adaro Bokföring. När du väljer bland konton i bokföringsprogrammets kontolista visas automatiskt instruktionen för det konton du väljer bland.

Adaro Bokföring kontolista
Adaro Bokföring innehåller en komprimerad kontoplan för varje företagstyp (Aktiebolag, Enskild firma, Handelsbolag, Kommanditbolag, Stiftelse eller Ekonomisk förening). I den komprimerade kontoplanen har vi valt ut de mesta användbara kontona av BAS-kontoplanens mer än 1000 konton. Alla de ungefär 200 konton som ingår i den komprimerade kontoplanen har försetts med konteringsinstruktioner.

Adaro Bokföring kontoinstruktion

Naturligtvis kan du själv lägga upp andra konton. Du kan då antingen välja ut konton från BAS-kontoplanens fulla kontolista eller BAS-gruppens minikontoplan. Du kan också lägga upp egna konton utan förlaga. För dessa konton kan du själv lägga till instruktioner i kontoregistret. Där kan du också ändra de färdiga instruktionerna om du vill lägga till egen text.

Redigera kontoinstruktioner
Konteringsinstruktionerna är ett exempel på hur Adaro Bokföring är ett bokföringsprogram som hjälper dig i ditt arbete utan att vara i vägen. Du har själv kontroll både över den text som visas och du kan välja att inte visa den alls. Instruktionerna är en bra hjälp när kontobenämningen inte räcker till för att beskriva ett kontos användningsområde och är också ett bra stöd för minnet för de konto som inte används så ofta.

Rapporter i Adaro Bokföring

Det krävs enbart ett klick för att visa en rapport i Adaro Bokföring. Du väljer rapport direkt från navigationslistan och rapporten visas omedelbart. Rapportens datumintervall är förvalt till perioden med senaste bokföringsdag så du ser alltid dina mest aktuella data först.

Till skillnad från många andra bokföringsprogram finns det ingen knapp för att visa en rapport i rapportvyn i Adaro Bokföring. I stället uppdateras rapporten automatiskt så snart du ändrar ett filter, datumintervall eller klickar i en kryssruta. Detta är möjligt eftersom alla data lagras lokalt och det går väldigt snabbt att skapa en rapport.

Datumintervall

Vill du ändra datumintervall gör du det mycket enkelt med Adaros specialkontroll för att välja datumintervall. Dra reglaget till höger eller vänster och rapporten uppdateras automatiskt i realtid med aktuella värden. Vill du utöka datumintervallet gör du det enkelt genom att klicka och dra i någon av ändpunkterna på reglaget. Ofta vill man gå från period till hela året. Det gör du enkelt genom att dubbelklicka i mitten av reglaget. Ett dubbelklick till tar dig tillbaka till periodens datumintervall. Naturligtvis kan man också använda de numeriska delarna av kontrollen om man själv vill ange datum. I rapporterna för huvudbok och verifikationslista kan du begränsa datumintervallet till enstaka dagar.

Naturligtvis kan du söka efter text i rapporten. Du känner säkert igen funktionen från de flesta andra Mac-vänliga program. Du kan även ta med delar eller hela rapporten till något annat dokument genom att markera texten och kopiera den.

En del rapporter kan även visa underliggande detaljinformation via ett popup-fönster. Du märker att sådan drill-down information finns tillgänglig på raden genom att markören ändrar form när du drar muspekaren över den.

Popupfönster

Minirapporter i Adaro Bokföring

Val för informationsfält
När du arbetar med att registrera verifikat i Adaro Bokföring har du också två informationsfält i dialogen som du själv kan styra över. Vid första starten visas ackumulerade årssaldon i vänstra informationsfältet och konteringsinstruktioner i det högra. Innehållet i fälten ändras efterhand som du arbetar. Konteringsinstruktioner visas för det konto du arbetar med i verifikat-inmatningen och informationsfältet med årssaldon rullar automatiskt till samma konto.

Men du kan själv välja att visa någonting annat i informationsfälten. Du kan till exempel välja att visa kompakta versioner av balans- och resultatrapporterna i något eller båda fälten. Dessa minirapporter visar grupperade saldon och gör att du får en snabb överblick av företagets redovisning utan att behöva gå över till rapportdelen. Så fort du sparar ditt verifikat uppdateras rapporterna automatiskt och ögonblickligen.

BalansMinirapport

ResultatMinirapport

Adaro Bokföring kommer ihåg de val du gjort så nästa gång du startar programmet kommer informations-fälten att visa samma information.

Säkerhetskopiering i Adaro Bokföring

Alla vet nog att det är viktigt att alltid ha aktuella säkerhetskopior av alla viktiga dokument man har på datorn. Självklart gäller det inte minst bokföringsdata. Det är inte bara risken för en diskkrasch man behöver oroa sig för. Datorn kan också bli stulen eller obrukbar av annan anledning och då är det viktigt att kunna återställa sina data.

Att ta säkerhetskopior på räkenskapsinformation är också en förutsättning för att företagaren ska uppfylla kraven på god bokföringssed. Så här säger bokföringsnämnden om säkerhetskopiering av elektronisk bokföring:

För elektroniskt lagrad räkenskapsinformation som fortfarande används i arbetet är risken för att sådan information förstörs betydligt större än risken för att pappersdokument eller maskinläsbara medier som inte längre används i den löpande bokföringen förstörs. Därför krävs det att företaget regelbundet skapar säkerhetskopior av den räkenskapsinformation som lagrats på maskinläsbart medium om informationen fortfarande används i arbetet.

Att köra Apples Time Machine säkerhetskopiering är ett bra alternativ för att försäkra sig om att det alltid finns kopior av viktiga data. Det kan också vara bra att göra en arkivkopia med jämna mellanrum som man förvarar på annan plats.

Hur ofta bör man spara en säkerhetskopia? Bokföringsnämnden igen:

Hur ofta säkerhetskopiering ska ske beror på verksamhetens omfattning och intensitet. I större företag med många affärshändelser sker det regelmässigt varje dag. I mycket små företag med få affärshändelser är det ofta tillräckligt att säkerhetskopiering sker en gång varje månad.

När man arbetar med sin bokföring kan det också finnas skäl att ta en säkerhetskopia av bokföringen vid vissa tidpunkter. Till exempel kan det vara en bra idé att ta en kopia efter varje månadsbokslut så att man har något att gå tillbaka till om något blivit riktigt fel. Det kan också vara så att man behöver skicka data till sin redovisningskonsult eller kanske man börjar jobba med en ny dator.

I Adaro Bokföring kan du antingen använda menyvalet Arkiv->Spara företag som… för att spara en kopia av databasen eller helt enkelt dra företaget från företagslistan till någon mapp på datorn. Säkerhetskopian får automatiskt ett namn som “Övningsföretag AB 20120731 204533.adz“. Namnet består alltså av företagsnamn, datum och tid. Det är praktiskt att kunna se vilken datum säkerhetskopian togs och dessutom kan man spara många säkerhetskopior i samma mapp ordnade efter datum. Vill du själv ge säkerhetskopian ett annat namn kan du naturligtvis göra det.

För att återställa en säkerhetskopia är arbetsgången nästan samma. Menyvalet Arkiv->Importera företag… låter dig välja en fil att återställa. Alternativt kan du dra en säkerhetskopia direkt från en mapp i finder till företagslistan.

Meny ArkivDet kan vara bra att veta att Adaro Bokföring inte bryr sig om namnet på filen vid återställning. I stället tittar programmet i säkerhetskopian efter ett unikt id-nummer som varje databas som skapas i Adaro Bokföring får. Om det redan finns en databas i din företagslista med samma id-nummer frågar Adaro Bokföring om du vill skriva över företaget. Om det inte redan finns ett företag med säkerhetskopians id-nummer läggs ett nytt företag upp. Det är alltså väldigt enkelt att lägga upp ett nytt företag från en säkerhetskopia i Adaro Bokföring!

Sammanfattningsvis: Som företagare är du ansvarig för att det finns säkerhetskopior på din räkenskaps-information. Se till att ha en bra rutin för säkerhetskopiering av alla dina dokument inklusive bokföringsdata. Använd sedan Adaro Bokförings funktioner för att spara bokföringsdata vid behov.